DESAFÍO

Conectar comunicaciones fragmentadas para responder a expectativas crecientes de los estudiantes

Rubeus es un proveedor de plataforma CRM especializado para instituciones de educación superior en Brasil. A medida que aumenta el número de instituciones y programas en línea, las universidades enfrentan una presión creciente para atraer, involucrar y convertir a potenciales estudiantes, mientras entregan experiencias fluidas y personalizadas en cada punto de contacto.

Al mismo tiempo, las plataformas CRM en la región deben enfrentar altos costos operativos, limitaciones de infraestructura heredada y estrictos requisitos de cumplimiento —incluyendo la Ley General de Protección de Datos de Brasil (LGPD), las políticas de WhatsApp Business y flujos complejos de consentimiento (opt-in)— lo que añade una carga regulatoria significativa, además de la necesidad de escalar en períodos de alta demanda de inscripciones.

Ya que WhatsApp Business se convirtió en el principal canal de comunicación en Brasil, las instituciones necesitaban una forma de llevar estas conversaciones directamente a los flujos de trabajo de su CRM. Sin embargo, la mayoría de las soluciones del mercado tenían dificultades para ofrecer la confiabilidad, escalabilidad y soporte necesarios para hacerlo a gran escala.

Como resultado, los clientes de Rubeus gestionaban las interacciones de WhatsApp de forma manual y fuera de sus sistemas CRM, lo que generaba ineficiencias, limitaba la visibilidad y afectaba negativamente tanto la conversión como la retención.

Para seguir entregando valor como socio estratégico, Rubeus necesitaba de una solución confiable y escalable que pudiera unificar la comunicación, automatizar flujos de trabajo y desbloquear el crecimiento tanto para sus clientes como para su propio negocio.

Unificando datos, canales y automatización con experiencias del cliente potenciadas por IA 

Para abordar estos desafíos, Rubeus se asoció con Infobip para integrar una capa de comunicación omnicanal dentro de su CRM, impulsada por AgentOS, la plataforma de experiencia del cliente agéntica de Infobip.

Al integrar la infraestructura de comunicación de Infobip directamente a su CRM, Rubeus mejoró significativamente las capacidades de su plataforma, agregando mensajería de nivel empresarial, escalabilidad y automatización sin necesidad de construir o mantener esta capa internamente. Esto permitió a Rubeus evolucionar de un CRM centrado en datos a una plataforma completamente habilitada para fomentar el engagement y capaz de orquestar recorridos estudiantiles de extremo a extremo.

A través de AgentOS, Rubeus orquestó las capacidades de Infobip mediante:

WhatsApp y SMS extienden esta orquestación a lo largo de todo el recorrido del estudiante, desde la adquisición hasta la retención. WhatsApp impulsa el engagement en tiempo real en marketing, soporte y cobranza, mientras que SMS asegura que actualizaciones críticas y mensajes de campaña se entreguen en el momento adecuado.

Este ecosistema unificado permite a las instituciones educativas centralizar las interacciones con estudiantes, automatizar flujos clave de trabajo y mantener la continuidad entre el engagement humano y automatizado.

Cada punto de contacto —desde flujos automatizados de WhatsApp hasta interacciones en vivo con equipos de ventas— es orquestado de manera fluida a través de AgentOS, la plataforma de CX agéntica de Infobip, que unifica nuestra Plataforma de Construcción de Chatbots, CDP y Centro de Contacto en la Nube —todo integrado con la plataforma de datos de Rubeus.

Cómo funciona la solución en la práctica:

Este enfoque permite a las instituciones ofrecer experiencias altamente personalizadas y basadas en datos, mientras automatizan procesos repetitivos y mejoran la eficiencia operativa.

Una alianza basada en la colaboración

Infobip trabajó de cerca con Rubeus durante toda la implementación, adaptándose a su ecosistema técnico y asegurando una integración fluida con sistemas heredados.

El resultado es un stack tecnológico unificado que permite a las instituciones evolucionar sus estrategias de CRM y ofrecer un engagement consistente y de alta calidad a lo largo de todo el ciclo de vida del estudiante.

Impulsando un crecimiento medible en inscripciones de matrículas, ingresos y engagement

Al conectar datos, canales y flujos de trabajo, las instituciones pueden escalar sus operaciones mientras entregan interacciones más relevantes y oportunas.

Un ejemplo destacado es el Centro Universitário Celso Lisboa, una institución de educación superior en Río de Janeiro. Después de migrar a la solución de Rubeus e Infobip, la institución reemplazó sistemas desconectados y procesos manuales por una operación completamente integrada y basada en datos, conectando cada punto del recorrido del estudiante, desde interacciones vía WhatsApp hasta soporte con agentes en vivo.

Resultados alcanzados:

Esta transformación destaca el impacto de combinar una plataforma de datos centralizada con las capacidades de comunicación omnicanal y automatización de Infobip, permitiendo a Rubeus escalar y expandirse con facilidad sin grandes esfuerzos de ingeniería— todo respaldado por nuestra infraestructura global de comunicaciones, +20 años de experiencia y liderazgo establecido en CPaaS.

Mirando hacia el futuro: escalando el engagement estudiantil impulsado por IA

Rubeus e Infobip continúan expandiendo su alianza, con planes de integrar canales adicionales como Correo Electrónico y RCS a sus flujos de trabajo.

Con el enfoque AI-first de Infobip más AgentOS, la alianza se centra en desbloquear nuevos niveles de automatización, personalización y escalabilidad, ayudando a las instituciones educativas a redefinir cómo atraen, involucran y retienen estudiantes, convirtiendo cada interacción en una experiencia más conectada, inteligente y significativa.