Rubeus: impulsionando jornadas estudantis mais inteligentes e maiores taxas de conversão de matrículas com engajamento omnichannel
30%
applicant-to-enrollment conversion rates achieved by their customers
2x
mais receita recorrente proveniente de clientes que utilizam a solução conjunta
+80%
de crescimento nas matrículas em instituições estratégicas
DESAFIO
Conectando comunicações fragmentadas para atender às crescentes expectativas dos estudantes
A Rubeus é uma plataforma de CRM especializada em instituições de ensino superior no Brasil. Com o crescimento contínuo do número de instituições e programas online, as universidades enfrentam uma pressão cada vez maior para atrair, engajar e converter estudantes em potencial, ao mesmo tempo em que precisam oferecer experiências fluidas e personalizadas em todos os pontos de contato.
Ao mesmo tempo, as plataformas de CRM da região precisam lidar com altos custos operacionais, limitações de infraestruturas legadas e rigorosos requisitos de compliance – incluindo a LGPD, as políticas do WhatsApp Business e fluxos complexos de consentimento opt-in – o que adiciona uma camada significativa de exigências regulatórias, além da necessidade de escalar operações durante períodos de pico de matrículas.
À medida que o WhatsApp Business se consolidou como o principal canal de comunicação no Brasil, as instituições passaram a precisar de uma forma de integrar essas conversas diretamente aos fluxos do CRM. No entanto, a maioria das soluções disponíveis no mercado enfrentava dificuldades para oferecer a confiabilidade, escalabilidade e suporte necessários para operar nesse nível.
Como resultado, os clientes da Rubeus gerenciavam as interações via WhatsApp manualmente e fora dos seus sistemas de CRM, gerando ineficiências, reduzindo a visibilidade das operações e impactando negativamente tanto a conversão quanto a retenção.
Para continuar entregando valor como parceira estratégica, a Rubeus precisava de uma solução confiável e escalável que unificasse a comunicação, automatizasse fluxos e impulsionasse o crescimento tanto de seus clientes quanto do próprio negócio.
Antes de tudo, a satisfação dos clientes é nosso principal objetivo. Mas, quando falamos em impacto no negócio, nosso foco está no número de matrículas. Acompanhamos quantas conversas são iniciadas após o envio de mensagens em massa e quantas dessas interações efetivamente resultam em matrículas de estudantes.
Matheus Amaral
Cofundador e CPO da Rubeus.
SOLUÇÃO
Unificando dados, canais e automação com experiências do cliente impulsionadas por IA
Para enfrentar esses desafios, a Rubeus se uniu à Infobip para integrar uma camada de comunicação totalmente omnichannel ao seu CRM, utilizando o AgentOS, plataforma agêntica de CX da Infobip.
Ao incorporar diretamente a infraestrutura de comunicação da Infobip ao CRM, a Rubeus ampliou significativamente as capacidades da sua plataforma, adicionando mensageria enterprise, escalabilidade e automação sem a necessidade de desenvolver ou manter essa camada internamente.
Isso permitiu que a Rubeus evoluísse de um CRM centrado em dados para uma plataforma completa de engajamento, capaz de orquestrar jornadas estudantis de ponta a ponta.
Por meio do AgentOS, a Rubeus orquestrou as capacidades da Infobip em:
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WhatsApp e SMS ampliam essa orquestração ao longo de toda a jornada do estudante, da aquisição à retenção. O WhatsApp impulsiona interações em tempo real nas frentes de marketing, suporte e cobrança, enquanto o SMS garante que atualizações críticas e mensagens de campanha sejam entregues no momento certo.
Esse ecossistema unificado permite que as instituições de ensino centralizem as interações com estudantes, automatizem fluxos estratégicos e mantenham continuidade entre atendimentos humanos e automatizados.
Cada ponto de contato — desde WhatsApp Flows automatizados até interações ao vivo com equipes comerciais — é orquestrado de forma integrada pelo AgentOS, plataforma agêntica de CX da Infobip, que unifica a Plataforma de Criação de Chatbots, a CDP e o Cloud Contact Center, todos integrados à plataforma de dados da Rubeus.
Como a solução funciona na prática:
- Início da conversa: estudantes em potencial entram em contato por meio de chatbots no WhatsApp para tirar dúvidas sobre cursos, inscrições ou suporte.
- Integração de dados em tempo real: o chatbot recupera ou cria perfis de usuários utilizando o CRM da Rubeus e a CDP da Infobip, garantindo que cada interação aconteça de forma contextualizada.
- Engajamento personalizado: as respostas são personalizadas com base nos dados dos usuários, enquanto todas as interações são registradas automaticamente para manter um histórico completo.
- Escalonamento contínuo: solicitações mais complexas são transferidas para agentes humanos via Cloud Contact Center da Infobip, garantindo eficiência sem comprometer a experiência do estudante.
- Orquestração automatizada da jornada: pontos críticos da jornada — como aprovações de admissão — acionam automaticamente mensagens SMS com links diretos para matrícula.
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Essa abordagem permite que as instituições ofereçam experiências altamente personalizadas e orientadas por dados, ao mesmo tempo em que automatizam processos repetitivos e aumentam a eficiência operacional.
Ao combinar a avançada Plataforma de Criação de Chatbots e o Cloud Contact Center da Infobip com a plataforma de dados da Rubeus, não estamos apenas otimizando processos — estamos criando uma experiência completamente nova para os estudantes. Essa comunicação personalizada faz toda a diferença na satisfação e retenção dos alunos.
Matheus Amaral
Cofundador e CPO da Rubeus
Uma parceria construída com colaboração
A Infobip trabalhou lado a lado com a Rubeus durante toda a implementação, adaptando-se ao ecossistema técnico da empresa e garantindo integração fluida com sistemas legados.
Trabalhar com a Infobip tem sido extremamente produtivo e enriquecedor. Além da sinergia operacional, sentimos que nossas contribuições são realmente ouvidas, e a evolução constante das soluções é evidente. Ver novos recursos sendo lançados a partir das experiências que compartilhamos juntos é extremamente gratificante.
Renan Lopes
Coordenador Omnichannel da Rubeus
O resultado é um stack tecnológico unificado, que permite às instituições evoluírem suas estratégias de CRM e entregarem experiências consistentes e de alta qualidade ao longo de toda a jornada do estudante.
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RESULTADOS
Driving measurable growth across enrollment, revenue, and engagement
A parceria entre Rubeus e Infobip gerou resultados sólidos e mensuráveis em todo o setor educacional.
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Principais resultados:
- A taxa de conversão de candidatos em matrículas aumentou de aproximadamente 20% para mais de 30%
- Receita recorrente 2x maior para a Rubeus, impulsionada pelas capacidades omnichannel integradas da Infobip
- Maior eficiência operacional por meio de automação e comunicação centralizada
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Ao conectar dados, canais e fluxos de trabalho, as instituições conseguem escalar suas operações enquanto oferecem interações mais relevantes e oportunas.
Um dos principais exemplos é o Centro Universitário Celso Lisboa, instituição de ensino superior do Rio de Janeiro. Após migrar para a solução da Rubeus com a Infobip, a instituição substituiu sistemas desconectados e processos manuais por uma operação totalmente integrada e orientada por dados, conectando todos os pontos de contato ao longo da jornada do estudante, desde interações via WhatsApp até suporte com agentes humanos.
Resultados alcançados:
- Redução de 15% no CAC (Custo de Aquisição de Clientes)
- Crescimento superior a 80% no volume de matrículas
- Expansão da base de alunos de 9 mil para 27 mil estudantes em apenas 18 meses
Essa transformação evidencia o impacto de combinar uma plataforma de dados centralizada com as capacidades omnichannel e de automação da Infobip, permitindo que a Rubeus escale e expanda suas operações com facilidade, sem grandes esforços de engenharia, apoiada pela infraestrutura global de comunicação da Infobip, seus mais de 20 anos de experiência e sua liderança reconhecida em CPaaS.
Olhando para o futuro: escalando o engajamento estudantil com IA
Rubeus e Infobip seguem expandindo sua parceria, com planos de integrar canais adicionais, como E-mail e RCS, aos seus fluxos de comunicação.
Com a abordagem AI-first da Infobip e do AgentOS, a parceria está focada em desbloquear novos níveis de automação, personalização e escalabilidade, ajudando instituições de ensino a redefinirem a forma como atraem, engajam e retêm estudantes, transformando cada interação em uma experiência mais conectada, inteligente e relevante.
PERFIL DA EMPRESA
A Rubeus é uma das principais ISVs (Independent Software Vendors) do Brasil, especializada em projetos que exigem integrações complexas e altamente consultivas. Com ampla experiência no setor educacional, a Rubeus atua na otimização da aquisição de clientes, atendimento e customer success por meio de um CRM que centraliza toda a jornada do cliente. Com mais de uma década de experiência no mercado educacional brasileiro, uma parceria de quase quatro anos com a Infobip e mais de 30 implementações conjuntas, a Rubeus é uma parceira estratégica para instituições que desejam fortalecer suas estratégias de engajamento com clientes.