Mensagem automática no WhatsApp Business Platform: como configurar e personalizar

Especialista marketing de conteúdo

Julia Ayres

Especialista marketing de conteúdo

No dia a dia de trabalho nem sempre é fácil encontrar tempo para dar o tipo de suporte exigido pelos seus clientes, não é mesmo? Por isso, especialmente para negócios em crescimento, uma das alternativas pode ser automatizar o máximo de tarefas possível. E uma das maneiras mais simples de fazer isso é configurando uma mensagem automática no WhatsApp Business Platform.

Essas mensagens são enviadas automaticamente assim que um usuário entrar em contato com a sua empresa pelo WhatsApp. Elas são comumente usadas para dar boas vindas, avisar sobre os horários de atendimento, responder a dúvidas de pagamento, entre outros. Mas já vamos deixar uma coisa clara aqui: o céu é o limite!

Mas antes de conferir um passo a passo é importante entender os motivos que fazem essa automação importante. Preparamos um conteúdo com tudo o que você precisa saber sobre a automação de mensagens utilizando a versão corporativa do WhatsApp.

Continue a leitura para tirar todas as suas dúvidas!

Quais as vantagens da mensagem automática no atendimento ao cliente?

Afinal, por que você deve se preocupar em automatizar o atendimento ao cliente? Porque, quando feita com qualidade, essa automação pode proporcionar maior agilidade no suporte ao consumidor, o que, consequentemente, resulta em uma experiência mais completa e satisfatória.

E o motivo é muito simples: com uma mensagem automática, o seu suporte está funcionando 24 horas por dia, 7 dias por semana. Assim, mesmo que não tenha alguém realizando o atendimento pessoalmente, o consumidor nunca vai ficar sem uma resposta.

Outra vantagem é a personalização da mensagem. Esqueça conteúdos robotizados e sem nenhum tipo de “alma”. As mensagens automáticas podem ser programadas para incluir o nome do cliente e outros detalhes específicos do seu perfil, o que torna o atendimento mais humanizado – mesmo em escala.

Essa solução é muito eficiente para passar informações importantes, como status de pedidos, atualizações de entrega e horários de funcionamento. Isso ajuda a manter o cliente informado e evita que ele precise entrar em contato com a empresa, além de deixar a sua equipe mais livre para pensar estrategicamente.

Como configurar a mensagem automática no WhatsApp Business Platform?

Ok, você está convencido! Então, o que você precisa fazer para colocar uma mensagem automática no WhatsApp Business Platform? É só seguir o nosso passo a passo:

Passo a passo

  • Crie uma conta comercial: a primeira coisa que você precisa fazer é se cadastrar no WhatsApp Business, que automaticamente vai liberar essa funcionalidade na sua plataforma; Se você é uma empresa média ou grande, considere a versão API para ter ainda mais benefícios e funcionalidades disponíveis.
  • Acesse o menu: já na versão profissional, você deve selecionar os três pontinhos no canto superior da tela e acessar a página de “Configurações”;
  • Defina quais opções quer usar: agora você pode ativar esse recurso no canto superior direito da tela, tanto para uma mensagem de ausência quanto para uma mensagem de saudação. Você ainda pode editar as informações para criar esse conteúdo personalizado;
  • Segmente e altere os horários: além de modificar o conteúdo das mensagens, você também consegue definir em quais horários elas serão enviadas automaticamente e até mesmo escolher para qual lista de contatos enviar cada uma delas.

Conheça os tipos de opções de mensagem automática

Em geral, existem três opções de mensagem automática no WhatsApp Business.

  • Mensagens rápidas: são mensagens pré-definidas das suas dúvidas mais comuns dos seus clientes para que você ganhe tempo quando quiser responder sem ter que escrever conteúdos repetidos muitas vezes. Por exemplo: horário de atendimento, endereço, lista de produtos, etc. Você pode configurar até 50 deste tipo de mensagem.
  • Mensagens de saudação: são mensagens enviadas na primeira interação de um usuário com a sua empresa. 
  • Mensagem de ausência: são mensagens que você habilita em momentos que realmente não poderá atender (por exemplo em feriados). Desta forma, seus usuários saberão quando você estará de volta. 

Nas mensagens rápidas, você pode utilizar o atalho “/” e o nome do serviço para detalhar todas as informações necessárias. Se utilizar o atalho “/pagamento”, por exemplo, esse pode ser o comando para informar ao cliente todas as informações sobre métodos de pagamento do seu negócio.

Como personalizar a mensagem automática para o seu negócio?

Agora que você já sabe como colocar mensagem automática no WhatsApp Business, é preciso definir o conteúdo dessas mensagens, certo?

Confira algumas dicas importantes:

Comece pelo tom de voz

Antes de mais nada, você precisa definir qual é o tom de voz da sua comunicação. Lembre-se que você já está em um canal mais informal, mas sempre tente manter um padrão para as suas mensagens, garantindo que o cliente se sinta confortável mesmo quando estiver recebendo respostas automáticas.

Analise as suas demandas

Também é importante entender um pouco mais sobre o comportamento do usuário para entender quais são as suas demandas. O que ele costuma enviar para a sua equipe de suporte que pode ser automatizado? Quais são as informações mais essenciais que precisam estar em cada resposta?

Nunca dê respostas vazias

Independentemente do fluxo de atendimento que você definiu, é importante sempre ter uma missão bem clara: nunca deixe o usuário na mão. Na prática, isso significa sempre garantir que você está passando algum tipo de orientação para o cliente, nem que seja para informar quando o atendimento humano retorna.

Não erre o português

Outro ponto importante na hora de colocar uma mensagem automática no WhatsApp Business é acertar na gramática.

Por mais que o seu tom de voz seja mais descontraído, é preciso assegurar que os erros de português não estão acontecendo, já que podem confundir o usuário e prejudicar a reputação da sua marca.

Como criar um chatbot para automatizar o atendimento ao cliente no WhatsApp Business Platform?

Além de seguir as sugestões que apresentamos acima, você também pode levar esse processo de automação para um outro nível utilizando um chatbot.

O grande diferencial aqui é que você vai conseguir fornecer ainda mais informações para quem está precisando de suporte. Em vez de apenas responder automaticamente, o chatbot consegue compreender a pergunta do usuário e, a partir disso, fazer o direcionamento necessário dentro do seu fluxo de atendimento.

Para fazer isso, você deve seguir esse passo a passo:

  • Ter a versão WhatsApp Business Platform e integrá-la ao seu chatbot;
  • Construir um fluxo de atendimento para essas respostas do seu bot;
  • Definir quais são as palavras-chave e termos que ativam determinadas respostas;
  • Criar o conteúdo específico imaginando toda a jornada de atendimento.

A parte mais complexa desse trabalho é a integração das APIs, mas que pode ser solucionada com o suporte de uma empresa especializada, como a Infobip. Esse provedor passa vai ser capaz de customizar sua solução e seu chatbot de acordo com as necessidades do seu negócio.

Com várias áreas para olhar em um negócio, é fundamental encontrar formas de otimizar a sua rotina. E colocar uma mensagem automática no WhatsApp Business é um primeiro passo para automatizar as suas tarefas sem abrir mão da qualidade do atendimento entregue aos seus clientes.

Se você quer entender melhor como usar este recurso, entre em contato com nossos especialistas! Somos um provedor oficial de soluções Meta desde 2018, e temos uma enorme expertise na criação de chatbots.

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May 9th, 2023
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