Tutorial completo de como colocar mensagem automática no WhatsApp
Configurar mensagens automáticas no WhatsApp é uma solução muito eficaz para agilizar o seu atendimento ao cliente e reduzir o tempo de resposta.
Por estes serem objetivos tão importantes na relação negócio x cliente, esse é um recurso nativo do WhatsApp Business — a versão comercial do aplicativo. Ele possibilita programar mensagens de saudação, ausência ou respostas rápidas para não deixar o seu prospect esperando.
No artigo a seguir, você confere um passo a passo completo para configurar mensagem automática no WhatsApp. Continue lendo!
Como colocar mensagem automática no WhatsApp?
O WhatsApp Business tem três opções de mensagens automáticas:
- Mensagens de saudação: enviadas na primeira interação de um usuário com a sua empresa.
- Mensagem de ausência: habilitadas para avisar aos clientes sobre os momentos em que realmente não pode atender.
- Respostas rápidas: mensagens pré-definidas das suas dúvidas mais comuns dos seus clientes para que você ganhe tempo quando quiser responder sem ter que escrever conteúdos repetidos muitas vezes.
Nas respostas rápidas, você pode utilizar o atalho “/” e o nome do serviço para detalhar todas as informações necessárias. Se utilizar o atalho “/pagamento”, por exemplo, esse pode ser o comando para informar ao cliente todas as informações sobre métodos de pagamento do seu negócio.
Para configurar cada uma essas mensagens usando os recursos nativos do WhatsApp corporativo, siga o passo a passo:
- 1. Abra o seu WhatsApp Business e clique nos 3 pontinhos no canto superior direito.
- Em seguida, vá em “Ferramentas Comerciais”.
- Escolha a opção que deseja habilitar: “Mensagem de Ausência”, “Mensagem de Saudação” ou “Respostas Rápidas”.
Feito isso, você pode personalizar as suas mensagens, bem como o horário de envio e os contatos que devem recebê-las.
- para mensagens de ausência e de saudação, clique no ícone de lápis para editar o texto padrão e, logo abaixo, defina os horários ou padrões de envio.
- para as respostas rápidas, você deve definir o atalho (o comando ou a palavra-chave que “chama” a resposta) e o texto da mensagem.
Dicas para personalizar as mensagens automáticas do seu WhatsApp Business
Na hora de personalizar as suas respostas automatizadas, é importante pensar em alguns aspectos para manter a qualidade do atendimento pelo WhatsApp. Veja algumas dicas!
1. Defina o tom de voz
Antes de mais nada, você precisa definir qual é o tom de voz da sua comunicação. Lembre-se que você já está em um canal mais informal, mas sempre tente manter um padrão para as suas mensagens, garantindo que o cliente se sinta confortável mesmo quando estiver recebendo respostas automáticas.
2. Analise as suas demandas
É importante entender um pouco mais sobre o comportamento do usuário para entender quais são as suas demandas. O que ele costuma enviar para a sua equipe de suporte que pode ser automatizado? Quais são as informações mais essenciais que precisam estar em cada resposta?
3. Nunca dê respostas vazias
Independentemente do fluxo de atendimento que você definiu, é importante sempre ter uma missão bem clara: nunca deixe o usuário na mão. Na prática, isso significa sempre garantir que você está passando algum tipo de orientação para o cliente, nem que seja para informar quando o atendimento humano retorna.
4. Não erre o português
Outro ponto importante na hora de colocar uma mensagem automática no WhatsApp Business é acertar na gramática.
Por mais que o seu tom de voz seja mais descontraído, é preciso assegurar que os erros de português não estão acontecendo, já que podem confundir o usuário e prejudicar a reputação da sua marca.
Colocar mensagem automática no WhatsApp é só o primeiro e mais básico passo para automatizar o seu atendimento neste canal. Existem outras possibilidades para elevar ainda mais a qualidade da conversa com o cliente e reduzir o tempo de resposta, como usar um chatbot para WhatsApp.
Como criar um chatbot para automatizar o atendimento ao cliente no WhatsApp Business Platform?
Além de seguir as sugestões que apresentamos acima, você também pode levar esse processo de automação para um outro nível utilizando um chatbot.
O grande diferencial aqui é que você vai conseguir fornecer ainda mais informações para quem está precisando de suporte. Em vez de apenas responder automaticamente, o chatbot consegue compreender a pergunta do usuário e, a partir disso, fazer o direcionamento necessário dentro do seu fluxo de atendimento.
Para fazer isso, você deve seguir esse passo a passo:
- Ter a versão WhatsApp Business Platform e integrá-la ao seu chatbot;
- Construir um fluxo de atendimento para essas respostas do seu bot;
- Definir quais são as palavras-chave e termos que ativam determinadas respostas;
- Criar o conteúdo específico imaginando toda a jornada de atendimento.
A parte mais complexa desse trabalho é a integração das APIs, mas que pode ser solucionada com o suporte de uma empresa especializada, como a Infobip. Esse provedor passa vai ser capaz de customizar sua solução e seu chatbot de acordo com as necessidades do seu negócio.
Com várias áreas para olhar em um negócio, é fundamental encontrar formas de otimizar a sua rotina. E colocar uma mensagem automática no WhatsApp Business é um primeiro passo para automatizar as suas tarefas sem abrir mão da qualidade do atendimento entregue aos seus clientes.
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